Heeft jouw werknemer recht op een thuiswerkvergoeding?

Thuiswerken is voor veel werknemers normaal geworden. Veel bedrijven hebben ervoor gezorgd dat medewerkers thuis aan de slag kunnen. Dit thuiswerken brengt wel extra kosten mee voor jouw werknemer. Ben je als werkgever verplicht om kosten als energie te vergoeden? Wij vertellen meer over de thuiswerkvergoeding.

Om welke kosten gaat het?

De kosten die de werknemer op de werkvloer maakte voor bijvoorbeeld koffie/thee en elektriciteit zijn nu kosten voor de werknemer zelf. Voor jou als werkgever waren deze kosten onbelast, omdat de werknemer op de werkplek zelf een kop koffie nuttigde.

Naast de gerichte vrijstellingen (zoals zakelijke reiskosten) zijn er nog een aantal vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen die jij als werkgever aan jouw werknemers kan doen die niet binnen het vastgestelde bedrag of de vrije ruimte (het deel van de totale loonsom van het bedrijf waarin je als werkgever onbelast vergoedingen mag geven) vallen.

Dit zijn de zogenaamde nihil waarderingen. Of te wel, de voorzieningen die je als werkgever op de werkplek ter beschikking stelt. Voorbeelden zijn een computer of een zakelijke mobiele telefoon.

De nihil waardering is in de thuissituatie alleen ter sprake wanneer de werkruimte thuis als fiscale werkplek aangemerkt kan worden. Dit betekent dat het een zelfstandig gedeelte van de woning met eigen opgang en sanitair moet zijn. Er moet een reële huurovereenkomst tussen werkgever en werknemer zijn zodat de ruimte alleen voor de organisatie ter beschikking is en de werknemer in deze ruimte werkt.

Ben je als werkgever verplicht om kosten te vergoeden?

Je bent als werkgever bij wet niet verplicht om de extra kosten van jouw werknemer bij thuiswerken te vergoeden. Wel wordt er steeds vaker een vergoeding gegeven en zijn er inmiddels diverse cao’s die een thuiswerkvergoeding hebben opgenomen. Deze thuiswerkvergoeding is, in tegenstelling tot Arbo voorzieningen (zoals een bureaustoel), nooit onbelast te geven.

Daarnaast zijn er middelen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen (bijvoorbeeld computer, internet thuis). Deze zijn gericht vrijgesteld, ook als deze voor de thuiswerkplek zijn. Belangrijk is dat deze middelen:

  • Noodzakelijk zijn voor het werk;
  • Voor rekening van de onderneming komen;
  • Door de werknemer teruggegeven moeten worden indien deze in bruikleen zijn en hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk.

Een thuiswerkvergoeding kan altijd onbelast worden vergoed binnen de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.

Hoe zit het met de reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer als je veel thuis werkt?

Uit het besluit noodmaatregelen coronacrisis blijkt dat vanaf 2021 de werkelijke kosten weer het uitgangspunt moeten zijn voor vergoedingen en verstrekkingen. Dit betekent meestal dat de werknemers een lagere vergoeding ontvangen. De reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer mag gestopt worden als werknemers thuiswerken. Zij reizen tenslotte niet meer naar het kantoor toe.

Tot 1 april 2021 konden de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed, ondanks dat deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) worden gemaakt.

Weetje: Volgens het NIBUD zijn werknemers gemiddeld € 2,- per dag kwijt vanwege thuiswerken. Voor iemand die fulltime werkt kan dit op lopen tot ruim € 440,00 op jaarbasis.

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen over de thuiswerkvergoeding. Neem dan contact op met Sterck!. Onze collega’s staan je graag te woord.

 

Deel dit artikel

NBBU in Nederland

Wat houdt het in en wat verandert er vanaf januari 2022?